Facturation et exports

Accès et paramètres

Dans « Mon espace », choisissez la société puis ouvrez « Facturation ». Dans cet espace, le rôle Responsable est nécessaire pour consulter le registre, gérer la facturation et télécharger les PDF ou les exports. Le droit Réservations seul ne donne pas cet accès.

Avant d’émettre, ouvrez « Paramètres de facturation ». Renseignez le nom et l’adresse de l’émetteur, complétez les coordonnées utiles et les instructions de règlement, puis choisissez deux préfixes distincts et les compteurs de départ des factures et des avoirs.

La première émission verrouille la numérotation. Les compteurs continuent d’une année à l’autre. Les changements ultérieurs de coordonnées ou d’instructions s’appliquent aux prochaines factures ; les documents déjà émis conservent leurs informations.

Préparer un brouillon

« Créer une facture » reprend une réservation confirmée de la société. Le total TTC et la devise viennent du prix accepté et ne sont pas modifiables dans le brouillon. Si une facture existe déjà, ouvrez ce dossier.

1. Choisissez la réservation puis « Créer le brouillon ». Complétez le nom et l’adresse du client, ainsi que la description de la prestation.
2. Choisissez explicitement le traitement fiscal : un taux, y compris zéro si applicable, ou une exonération avec son motif. Le calcul répartit le total accepté entre montant hors taxe et taxe, sans augmenter ce total.
3. Choisissez la langue du document : français, anglais ou arabe. Complétez les mentions et, si nécessaire, une échéance qui ne précède pas la date d’émission.
4. Enregistrez le brouillon puis relisez le détail. Un brouillon incomplet peut être conservé ; les coordonnées, la description et le traitement fiscal doivent être complétés avant l’émission.

Émettre et télécharger le PDF

Vérifiez l’émetteur, le client, les montants et le traitement fiscal, puis confirmez « Émettre la facture ». L’émission attribue le numéro définitif et la date du jour au Maroc. Elle fige les coordonnées, les montants, la taxe et les mentions.

Le PDF reprend ces informations dans la langue choisie pour le document. Les PDF des factures et des avoirs émis sont accessibles depuis leur dossier aux Responsables de la société.

Seul un brouillon peut être annulé, avec un motif ; il reste dans l’historique. Une facture émise ne peut plus être modifiée ou annulée. Une correction de montant passe par un avoir lié à cette facture.

Publier pour le compte client

Dans une facture émise, « Accès du compte client » affiche le nom et l’e-mail du compte actuellement rattaché à la réservation. Vérifiez que ce compte est autorisé à lire les coordonnées et les mentions des documents, puis choisissez « Publier dans le compte client » et confirmez le destinataire.

Cette action ouvre la facture et tous ses avoirs actuels et futurs dans « Mes réservations » pour ce compte connecté avec double authentification. Elle ne donne pas accès au registre de la société et ne publie rien dans le suivi invité par e-mail. Les factures existantes ne sont pas publiées automatiquement.

Si aucun compte n’est rattaché, aucune publication n’est proposée. Le retrait du rattachement ferme l’accès aux documents. Un nouveau rattachement, même au même compte, nécessite une nouvelle publication explicite.

« Retirer la publication » ferme les nouveaux téléchargements de la facture et de ses avoirs sans modifier les documents émis. Les copies déjà téléchargées ne sont pas supprimées.

Émettre un avoir partiel ou total

Depuis une facture émise, choisissez « Émettre un avoir ». Saisissez un montant et un motif, ou utilisez tout le montant encore disponible, puis confirmez. Le cumul des avoirs ne peut pas dépasser le total de la facture. Chaque avoir reçoit son propre numéro et son émission est définitive.

L’avoir reprend les informations et le traitement fiscal de la facture d’origine. Les parts hors taxe et taxe sont réparties à partir de celle-ci. Un avoir qui couvre tout le montant restant reprend aussi les centimes d’arrondi.

L’avoir réduit le montant à régler. Si les règlements nets déjà déclarés dépassent le nouveau montant dû, le solde indique un remboursement à effectuer. Le remboursement se déclare séparément après avoir été réalisé.

Déclarer et corriger les mouvements

Enregistrez un règlement déjà reçu ou un remboursement déjà effectué en dehors de Siyaha. Indiquez le montant, la date et le mode ; la référence et la note sont facultatives. La date ne peut pas être future. Ces déclarations ne déclenchent aucun transfert.

Un règlement est limité au solde restant à payer. Un remboursement est limité au montant affiché à rembourser. Pour corriger une déclaration erronée, utilisez « Annuler cet enregistrement » avec un motif : la ligne reste dans l’historique et son effet est retiré du calcul. Si l’action est refusée, vérifiez les règlements et remboursements liés.

Les règlements nets correspondent aux règlements moins les remboursements, en excluant les enregistrements annulés. Le solde courant est le total initial de la facture, moins les avoirs, moins les règlements nets. Un solde positif reste à payer ; un solde négatif reste à rembourser.

L’état du document et la situation de règlement sont distincts : une facture émise peut encore être à régler, partiellement réglée, réglée, soldée par avoir ou à rembourser.

Filtrer par date d’émission

Recherchez un numéro, une référence de réservation ou un client, puis choisissez l’état souhaité. Vous pouvez ajouter une date de début, une date de fin ou les deux. Les deux bornes sont incluses et portent sur la date d’émission. Dès qu’une borne est renseignée, les brouillons et brouillons annulés, sans date d’émission, sont exclus.

La période sélectionne les factures émises à ces dates. Les avoirs, règlements nets, soldes et situations de règlement restent ceux du moment de la consultation ou de l’export, y compris les mouvements enregistrés après la fin de la période. Le filtre ne reconstitue pas un solde historique à la date de fin.

Exporter le registre

Choisissez CSV ou Excel (XLSX). L’export reprend tous les résultats correspondant aux filtres, pas seulement la page affichée, dans la limite de 5 000 lignes. Affinez les filtres si cette limite est dépassée.

Le fichier contient une ligne par facture, avec l’état du document, la situation de règlement, le total initial, le cumul des avoirs, les règlements nets et le solde courant signé. Les avoirs sont cumulés sur la ligne de la facture ; ils n’ont pas de ligne distincte dans ce registre.

Les brouillons et brouillons annulés conservent leur total accepté. Leurs colonnes d’avoirs, de règlements, de solde et de situation de règlement restent vides.

La devise MAD ou EUR figure sur chaque ligne. Conservez les devises séparées dans vos calculs : l’export ne les convertit pas et ne fournit pas de total commun.